em 26 de outubro de 2020
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Você sabe como otimizar os recursos de tecnologia da informação na sua empresa?

em 26 de outubro de 2020

Você sabe como otimizar os recursos de tecnologia da informação na sua empresa?

Sabe quando você está em uma situação que precisa ir em algum lugar e acha que é perto demais para ir de carro e longe demais pra ir a pé? Então, muitos empresários se sentem assim quando pensam em montar uma equipe de tecnologia da informação. Sentem que se decidir contratar uma equipe ela pode ficar parte do tempo ociosa, mas sabem que também não podem tocar o negócio sem esse serviço especializado. 

A solução para esta situação pode ser a terceirização dos serviços de TI da empresa. Mas isso se aplica a todo tipo de negócio? Infelizmente, não é possível afirmar que sim e nem que não. Afinal, não existe uma forma que se encaixe a demanda de tecnologia da informação em todos os negócios. 

Há negócios que podem terceirizar todo o serviço. Mas também existem as empresas que precisam manter uma equipe própria e terceirizar alguns serviços especializados. Tudo isso depende de uma avaliação técnica e estratégica da empresa.

 

Mas como otimizar recursos por meio da terceirização?

O investimento de recursos em TI em uma empresa é essencial. Afinal, quem vive desconectado? É preciso ter uma visão estratégica. 

O primeiro passo é a análise das demandas, com avaliação da atividade empresarial e do porte do negócio. Há segmentos que exigem mais e, quanto maior for o porte da empresa, com certeza, a necessidade de integração da equipe será maior, com maior troca de informações. 

A otimização dos recursos se dará pelo fato de no contrato com a empresa especializada, o contratante já terá profissionais especializados para cada necessidade. Um profissional que trabalha com instalação, manutenção e segurança de redes, não necessariamente é especializado em manutenção de máquinas, de servidores ou de softwares.

Quando a empresa tem um único ou poucos funcionários que atendem diversas funções dentro da leque de tecnologia da informação, a tendência é que haja insatisfação do atendimento porque, naturalmente, ele não conseguirá dar conta de toda a demanda. 

Em alguns casos, é interessante manter um funcionário que fará o suporte básico e organizará a rotina de manutenções, mas que conte com uma empresa especializada para um suporte mais específico e pontual. Dessa forma, será o resultado tenderá a ser mais positivo.

 

O que é preciso observar para ter sucesso no contrato?

 

Um dos pontos que precisam ser mais bem observados quando se tem a intenção de fechar um contrato para a terceirização dos serviços de tecnologia da informação é o Acordo de Nível de Serviço (ANS), também conhecido pela sigla em inglês SLA (Service Level Agreement).

Este acordo é um documento que a empresa contratada redigirá junto com a contratante e informará todas os procedimentos que serão tomados quando for exigido um serviço do terceiro. Mas como assim? Em palavras simples, neste acordo que estará descrito quanto tempo demorará para a contratada resolver o problema. 

Dessa forma, você terá amplo conhecimento sobre como será o atendimento às necessidades da empresa. Se o acordo não estiver adequado, é possível alterá-lo antes da assinatura do contrato. Ou, caso a empresa não consiga atendê-lo, você já sabe que deve procurar outra.

Os principais pontos acertados no ANS são:

  • Quais serão os canais de comunicação oficial, ou seja, como você vai contactar a empresa quando precisar de suporte (e-mail, telefone, chat, abertura de ordem de serviço, etc)
  • Serão definidos os protocolos de atendimento, que é como você, a equipe interna e a terceirizada irá reagir às situações
  • Os papéis e as responsabilidade, da empresa contratante e da empresa de TI contratada. Este ponto se refere ao que os funcionários das duas empresas devem fazer no dia a dia.
  • As penalidades e compensações em caso de não cumprimento do ANS para os dois lados, tanto a contratante como a contratada
  • Tempo de resposta em diversas situações e as garantias com relação à execução dos serviços. Caso seja um reparo, quanto tempo de garantia para que não volte a acontecer novamente.
  • Cláusulas de rescisão contratuais. 

Esses pontos são importantes para a execução de um serviço terceirizado de TI e para que haja um relacionamento claro entre as duas empresas. Caso você receba um documento cheio de siglas técnicas, de difícil compreensão, peça ajuda, peça para que a proposta seja esclarecida com uma linguagem mais acessível. 

É isso. Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para a compreensão de como otimizar os recursos de tecnologia da informação. Algumas vezes o empresário pode ser um pouco resistente com relação à segurança dos dados administrados pela TI, mas um dos principais protocolos que regem as empresas que gerem tecnologia da informação é a segurança. 

Ao contratar uma empresa para terceirizar o todo ou algumas partes do TI do seu negócio, você terá a oportunidade de ter mais resultado com o investimento, de acordo com o que a demanda exigir.